Aujourd’hui, la gestion hôtelière est accompagnée par de nombreux outils informatiques. Parmi eux, un outil de gestion essentiel : le PMS (Property Management System), aussi appelé « système de gestion hôtelière ».

Afin de répondre à tous vos besoins, il est préférable de choisir le bon PMS. L’idée est de sélectionner celui qui propose les fonctionnalités relatives à votre établissement (SPA, restaurant, bar, etc.), sans toutefois en faire trop. En effet, en généra, plus un logiciel est complet, moins ses différents composants sont performants et plus il est onéreux. Il faut donc trouver le juste équilibre entre un PMS hôtelier qui fait tout mais pas très bien, et un PMS hôtelier qui remplit très bien certaines fonctionnalités mais en fait peu ou ne s’intègre pas aux autres logiciels.

Voyons ici comment choisir son PMS pour faciliter la gestion de son hôtel.

 

Alliez les fonctionnalités du PMS avec vos besoins :

Les différents PMS pour hôtel disponibles sur le marché proposent diverses fonctionnalités.

Il est important de savoir que toutes ne sont pas adaptées à votre établissement. En effet, en fonction de la taille de votre hôtel, certains PMS seront mieux adaptés que d’autres à sa gestion.

Pour choisir le PMS hôtel idéal, vous pouvez commencer par lister les besoins de votre établissement. Cette liste vous permettra d’identifier les fonctionnalités utiles à votre structure.

L’important étant d’avoir un PMS adapté à la taille et au type de votre établissement, ainsi qu’aux différents services proposés.

Choisir un PMS d’hôtel qui propose uniquement (ou principalement) des fonctionnalités adaptées à vos besoins, c’est s’assurer d’une maitrise rapide de l’outil et donc de la gestion de votre hôtel. C’est aussi payer un logiciel à la hauteur de vos besoins. En effet, pourquoi payer un PMS ultra complet alors que vous avez peut-être besoin d’un PMS simple et efficace ?

Un PMS performant dispose, au minimum, des fonctionnalités suivantes :

  • Gestion des réservations;
  • Gestion globale du planning ;
  • Facturation ;
  • Analyse des performances ;
  • Suivi des statistiques.

 

Vérifiez sa compatibilité avec vos logiciels en place

Une des fonctionnalités les plus essentielles à la gestion d’un hôtel est, bien sûr, sa comptabilité, ou son intégration à votre écosystème de logiciels.

Par exemple, il est nécessaire que le PMS de votre choix soit compatible avec votre logiciel de comptabilité actuel ou bien avec votre logiciel de housekeeping ou votre CRM (si ceci ne sont pas intégrés nativement).

Il est conseillé de porter une attention particulière à la compatibilité entre tous vos logiciels. En effet, si vos logiciels de gestion ne sont pas associables, vous perdrez beaucoup de temps à renseigner les différentes données entre chaque logiciel ou bien ne pourrez pas croiser vos données et perdrez beaucoup en efficacité.

Parmi ces logiciels, on retrouve :

  • La messagerie ;
  • Le planning / housekeeping;
  • La gestion des caisses ;
  • La gestion des réservations ;
  • La gestion de la relation client (CRM) ;
  • La comptabilité et les analyses financières de rentabilité (RevPAR etc…) ;
  • Éventuellement les différentes plateformes de réservation en ligne (Airbnb, Tripadvisor, Booking, etc.) ;

Si possible, choisissez un progiciel qui puisse prendre en compte les expériences clients directement depuis votre site internet. Ainsi, vous pourrez répondre aux commentaires et aux demandes depuis votre PMS de façon automatisée.

 

Le service client de votre PMS doit être irréprochable !

Afin de bénéficier d’un service de qualité constante, il est primordial de choisir un prestataire qui vous offre un service client continu.

Un problème avec votre PMS hôtel ? Vous ne parvenez plus à vous connecter, ou à le synchroniser, vous n’arrivez pas à interfacer vos différents logiciels avec votre PMS ? Il est nécessaire pour le bon déroulement de votre activité que le prestataire que vous avez choisi vous réponde vite et bien.

Chez UTH, nous vous garantissons une assistance de 7j/7. Nos équipes, situées en France, sont disponibles pour vous aider à régler chaque problème rapidement. Nous vous proposons des interventions sur le back-office à distance et des interventions sur place dans les deux heures.

oracle opera pms hotel

Demandez à tester l’outil ! (et testez-en plusieurs)

Vous et vos équipes allez utiliser ce logiciel chaque jour. Vous devez absolument choisir un PMS facile à utiliser et spécialisé dans l’hôtellerie.

Pour être assuré·e d’avoir à votre disposition le meilleur PMS possible, vous devez d’abord en essayer plusieurs !

Avant de souscrire à une offre, demandez un mois d’essai. Ce laps de temps vous permettra de voir si le logiciel est adapté à vos besoins et aux compétences informatiques de votre équipe.

Tableau de bord intuitif, informations accessibles en temps réel, connectivité, données personnelles des clients visibles, prise en compte des locations saisonnières… Grâce à la mise en place d’un PMS hôtelier de qualité, vous gagnerez du temps sur le long terme ! Que vous soyez hôtelier indépendant ou une chaine d’hôtellerie, cet investissement vous simplifiera la vie dans votre métier et vous permettra de proposer un meilleur service.

Attention : méfiez-vous des progiciels aux offres alléchantes qui ne vous proposeraient pas d’essai !

 

Vérifiez le rapport qualité/prix du PMS

Pour choisir un PMS adapté à votre budget, vous pouvez :

  • Vous renseignez sur les services proposés par l’éditeur ;
  • Vous renseignez sur les tarifs associés à chaque service ;
  • Privilégiez les fonctions nécessaires à votre structure ;
  • Choisir un prestataire informatique spécialisé dans les hôtels qui offre un accompagnement complet et personnalisé.

Il est conseillé de choisir un PMS hôtel qui propose des forfaits adaptables en fonction des services proposés. Ainsi, vous ne paierez que les services dont vous aurez effectivement l’utilité.

Par ailleurs, il est également recommandé de choisir un prestataire qui n’applique pas de surcoût en cas d’intervention. Il est probable que, dans les débuts, vous ayez besoin d’un accompagnement sur votre nouveau logiciel de gestion hôtelier.

 

Les autres outils de gestion hôtelière incontournables :

Plusieurs logiciels de gestion hôtelière peuvent vous aider à gérer votre hôtel en toute quiétude :

  • Gestion de planning et de personnel en ligne : facilitez la gestion de votre personnel grâce à un outil en ligne de gestion des ressources humaines. Un salarié malade ou absent ? Vous pouvez gérer depuis votre smartphone ou votre tablette !
  • Système de réservation et de gestion tout-en-un : privilégiez les systèmes de réservation compatibles avec les plateformes de réservation les plus connues (Airbnb, Booking, Expedia, etc.). Ainsi, vous pourrez centraliser toutes vos réservations sur une seule et même interface. De la même façon, privilégiez un channel manager qui prenne en compte les nuitées et les réservations au restaurant ou aux autres services de l’hôtel. Ainsi, rien qu’en changeant d’onglet, vous pourrez jeter un œil à l’ensemble des réservations de la journée, ça permettra une gestion complète et facile de vos annulations mais aussi de vos départs pour synchroniser les choses de manière optimale.
  • Google Ads et associés : aujourd’hui, la publicité online est devenue incontournable. Pour maximiser vos revenus et établir votre présence sur Internet, vous devrez forcément avoir recours aux outils publicitaires de Google et consorts. Si votre hôtel ne dispose pas d’une fiche établissement Google My Business, il n’apparaîtra pas sur Google Maps lorsque vos potentiels clients effectueront une recherche. C’est fortement dommageable puisque dorénavant, 93 % des recherches de voyages débutent sur Google, alors ne négligez pas les différents canaux d’acquisition.