Le Property Management System (PMS), une solution logicielle intégrée modulaire de gestion hôtelière qui est le véritable cœur opérationnelle informatique de l’hotel. Un bon PMS est conçu pour aider les hôteliers à gérer efficacement leurs établissements et qui permet d’optimiser les opérations quotidiennes. Cependant tous les PMS ne se valent pas et il convient d’en choisir un en fonction de votre hotel, de son positionnement et de vos objectifs.

Pourquoi utiliser un PMS ?

Le PMS en hôtellerie permet aux hôteliers de centraliser et de rationaliser leurs processus de gestion, ce qui les aide à améliorer l’efficacité de leurs opérations et à accroître la satisfaction de leurs clients. Les avantages d’un PMS, véritable tableau de bord ergonomique, sont multiples. Ses nombreuses fonctionnalités permettent d’automatiser, de coordonner et d’optimiser les tâches quotidiennes effectuées au niveau de la réception et du back-office d’un hôtel.

Gestion des réservations

L’utilisation d’un PMS facilite grandement la gestion des réservations de l’hôtel et du planning global de ce dernier. Grâce à une parfaite connaissance du profil des clients et aux données partagées en temps réel, il centralise les indicateurs et peut vous permettre :

  • Une augmentation du taux d’occupation des chambres ;
  • Une amélioration d’importants de la performance tel le taux journalier moyen et le RevPar ;
  • Une meilleure gestion des tarifs et un gain de temps pour le Yield Manager qui peut facilement réajuster les prix selon les disponibilités et périodes.
  • Une simplification de la gestion des annulations.

Il facilite l’accès à l’historique des réservations, les analyses statistiques, l’édition de rapport d’activité et la prise de décisions stratégiques. Autant d’éléments et de chiffres qui peuvent être exploités pour des actions marketing (campagnes de fidélité, e-mailings ciblés…).

Optimisation des services (Ménages etc..)

Un PMS peut améliorer la réactivité des services et notamment l’affectation au ménage dont l’importance est primordiale pour la satisfaction client et l’image de l’hôtel. Des « alertes ménage » transmises instantanément aux employés concernés permettent de remettre plus rapidement une chambre à disposition ou de répondre à un besoin spécifique d’entretien. Des solutions tierce, indépendantes existent, mais un bon PMS vous proposera une solution native ou bien des intégrations toutes prêtes et fluides.

Facturation

Un PMS permet de gagner un temps précieux au moment de la facturation. Il facilite la gestion des différents modes de paiement et calcul automatiquement le solde en fonction des avances de paiement. L’intégration instantanée de chacune de ces opérations aux systèmes d’administration de l’hôtel simplifie le suivi et le contrôle.

Check-in / check-out

Un PMS libère le personnel assigné à la réception de bon nombre de tâches chronophages ou sans valeure-ajoutée. Ils sont ainsi à même d’offrir une expérience client plus fluide et agréable au départ comme à l’arrivée et peuvent également proposer des services additionnels bénéfiques pour l’expérience client ainsi que la rentabilité de l’hôtel.

PMS et intégration

L’enjeu pour les hôteliers est d’acquérir un PMS adapté à leurs besoins offrant des possibilités d’intégration avec leurs outils existants ou projetés. Le logiciel devra par exemple pouvoir se connecter à des modules du type :

  • Système de gestion de badges d’accès et de clés numériques.
  • Modules de gestion des restaurants.
  • Moteur de réservation, système d’affichage des tarifs et/ou des disponibilités du site de l’établissement.
  • Channel Manager permettant de gérer les OTA (Agence de tourisme en ligne comme Booking).

La plateforme devra idéalement assurer l’interconnexion et la synchronisation des outils informatiques utilisés en interne ou pour communiquer avec des partenaires externes. Cette liste non exhaustive pourra concerner d’autres logiciels (CRM, ERP, POS…) ou un système de sondage/avis clients.

Combien coûte un PMS hôtelier et comment le choisir ?

Chaque structure hôtelière est unique et doit choisir le PMS qui lui convient le mieux. Les offres de PMS sur le marchée proposent toutes un éventail de services et modules plus ou moins semblables et pertinants dont le tarif varie. Il est donc difficile d’estimer le cout standard d’une solution PMS. Mais quel que soit le coût final de ce logiciel (module standard, fonctionnalités complémentaires, version locale ou cloud, support…), son impact sera toujours positif pour l’activité de l’hotel.

Il convient néanmoins de bien faire la part entre les modules qui vous seront véritablement nécessaires a l’optimisation de votre activité et de votre rentabilité, des modules annexes et parfois onéreux  qui ne vous seront pas si utiles que cela pour la réalisation de vos objectifs. De même, vos priorités en terme de positionnement et d’objectifs vous orienteront vers certaines solutions PMS plutôt que d’autres puisque chaque solution PMS présente des avantages et des inconvénients. Il n’existe malheureusement pas de solution unique qui fasse tout mieux que les autres !

Découvrez également notre article de blog : Comment choisir son PMS hôtelier ?

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